Une fois la certification Qualiopi obtenue, la démarche qualité ne s’arrête pas là. L’audit de surveillance, obligatoire entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois, vérifie la bonne mise en œuvre des processus validés lors de l’audit initial.
Qu’est-ce que l’audit de surveillance ?
- Vérifie la conformité continue aux 7 critères et 32 indicateurs du référentiel RNQ (particulièrement l’indicateur 32 sur l’amélioration continue) Qualiobee+3Digiforma+3Edu’Sens Conseil+3.
- Durée plus courte que l’audit initial : généralement 0,5 jour, voire 1 jour pour les CFA ou structures complexes Certif ICPF+6Digiforma+6-+6.
- Modalité : audit souvent à distance, sauf si l’audit initial a été remote : dans ce cas, l’audit de surveillance doit se dérouler en présentiel Halfonse+5Digiforma+5Certification Qualiopi+5.
⚙️ Étapes pratiques pour se préparer efficacement
1. Bien planifier votre audit
- Contactez votre certificateur 4 mois avant l’échéance des 18 mois pour fixer une date en respectant la période autorisée (jusqu’au 22ᵉ mois) .
2. Relire le rapport de l’audit initial
- Identifiez toutes les non-conformités et assurez-vous que les actions correctives mises en œuvre sont documentées, opérationnelles et suivies .
3. Mettre à jour votre documentation
- Vérifiez que tous vos processus et documents (conventions, émargements, bilans, plans qualité) sont à jour et reflètent la réalité de vos pratiques quotidiennes Cap CertificationEdu’Sens Conseil.
- Simplifiez ou adaptez les procédures si nécessaire pour qu’elles soient cohérentes avec l’application réelle du RNQ .
4. Engager vos équipes
- Assurez-vous que tous les collaborateurs (formateurs, administratif) connaissent les exigences qualité, les actions mises en place et peuvent répondre aux questions de l’auditeur Qualiopi : l’art de la simplicité.
5. Organiser un audit interne (audit blanc)
- Effectuez un audit interne semestriel pour un échantillon de vos actions, afin de détecter des écarts potentiels et alimenter votre plan d’amélioration continue Digiforma.
6. Mettre en avant les actions correctives
- Présentez clairement l’évolution depuis l’audit initial : plans d’action, suivi des indicateurs, satisfaction client, nouvelles formations ou outils mis en place .
⚠️ Non-conformités fréquentes à corriger
Parmi les points régulièrement observés lors des audits de surveillance :
- Usage incorrect du logo Qualiopi (charte graphique) Cap Certification+3Qualiobee+3Digiforma+3-+15Veille Formation+15Qualiobee+15.
- Absence ou faiblesse de preuves d’amélioration continue (indicateur 32) Digiforma+1Cap Certification+1.
- Documentation obsolète ou inadaptée (e.g. supports initialement créés non mis à jour) Cap CertificationDigiforma.
Audit de surveillance vs Audit de renouvellement
| Aspect | Audit de surveillance | Audit de renouvellement |
|---|---|---|
| Occurrence | Entre 14ᵉ et 22ᵉ mois | Avant la fin des 3 ans |
| Durée | 0,5 à 1 jour | Durée équivalente à l’audit initial |
| Objet | Vérification des actions correctives + amélioration continue | Revalidation complète du référentiel |
| Modalité | Souvent à distance | Généralement en présentiel |
| AFNOR Certification+8Qualitia Certification+8Qualiobee+8Certification QualiopiDigiforma |
Bons réflexes à appliquer
- Planning clair : programmez dès que possible votre audit 4 mois avant la date limite
- Documentation à jour : tracez les non-conformités corrigées et évolutions depuis l’audit initial
- Implication des équipes : organisez des réunions qualité régulières
- Audit blanc interne : anticipez en simulant l’audit réel
- Continuité d’amélioration : mettez en place un système de suivi régulier des plans d’action et indicateurs
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- Check-list indicateur par indicateur à jour
- Modèles de documents et plans qualité adaptés
- Guide méthodologique pour piloter vos actions correctives
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- Support client inclus, mises à jour réglementaires
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Kits les plus pertinents pour cette préparation
| Kit | Lien produit | Adapté pour |
|---|---|---|
| Kit Ultime 4‑en‑1 | Voir | Organismes multi-catégories (AF, VAE, bilan…) |
| Kit OF / CFA | Voir | Pour les centres multi-site ou CFA |
| Kit Formateur Indépendant | Voir | Pour les formateurs autonomes |
| Kit Bilan de Compétences | Voir | Si vous proposez des bilans |
| Kit VAE | Voir | Pour les accompagnements VAE |
L’audit de surveillance Qualiopi n’est pas une formalité, mais une vérification de votre engagement continu dans une démarche qualité.
En vous préparant dès l’obtention de la certification, en impliquant vos équipes et en documentant chaque mesure corrective, vous maximisez vos chances de succès. Les kits MLESW offrent une solution fiable, structurée et économique pour passer cette étape sereinement.
