L’accompagnement à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) est une action de formation spécifique soumise à la certification Qualiopi, obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour accéder aux financements publics ou mutualisés, y compris le CPF ([turn0search10]).
Cet article vous guide de A à Z dans la préparation de votre audit initial, puis de surveillance et renouvellement, pour obtenir ou maintenir la certification Qualiopi adaptée à la VAE.
Étape 1 : Préparation des documents prérequis
Avant l’audit, vous devez transmettre au certificateur :
- Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), extrait K-bis, statuts, SIRET (< 3 mois)
- Liste des actions VAE proposées, site(s), effectifs si >3 salariés (organigramme)
- Dernier Bilan Pédagogique et Financier ou équivalent
- Pour la VAE, des documents spécifiques sur la procédure d’accompagnement (durée, phases, modalités…)
Étape 2 : Structurer vos preuves selon le référentiel RNQ (32 indicateurs)
Les actions VAE doivent démontrer leur conformité aux indicateurs, notamment :
- Indicateur 4–8 : positionnement initial, définition d’objectifs, adaptation des contenus
- Indicateurs 9 et 10 : livret d’accueil, accompagnement individualisé, lieu VAE
- Indicateur 30 : collecte des appréciations des bénéficiaires (via questionnaires, bilans…)
- Traçabilité, conformité des procédures, confidentialité
Préparez des documents types : plans de formation VAE, bilans, synthèses, protocoles d’accompagnement.
Étape 3 : Passer l’audit initial
L’audit initial pour VAE implique :
- Réunion d’ouverture
- Revue documentaire
- Entretiens avec intervenants
- Observation ou démonstration d’une séance VAE
- Réunion de clôture, rapport et notification des non-conformités éventuelles
Le dossier est évalué via l’application du référentiel RNQ. En cas de non-conformités mineures ou majeures, des actions correctives seront demandées .
Étape 4 : Audit de surveillance et audit de renouvellement
- Surveillance : entre 14e et 22e mois, vérifie la mise en œuvre des actions correctives
- Renouvellement : en fin de cycle de 3 ans, refait les phases de l’audit initial
- Certificat toujours valide sous condition de correction des non-conformités
Risques fréquents à anticiper pour une VAE
Sources alertent sur ces erreurs souvent rencontrées :
- Recueil incomplet des appréciations (ind. 30)
- Usage incorrect du logo ou non affichage du certificat (ind. usage logo)
- Informations publiques incomplètes (ind. 1)
- Absence de positionnement formalisé (ind. 8)
Étape 5 : Astuces de préparation
- Cartographiez vos preuves par indicateur (ex. dossier Excel ou numérique)
- Faites un audit blanc interne pour détecter les écarts
- Implication des équipes concernées (formateurs, responsables VAE…)
- Formez vos collaborateurs aux attentes qualité
- Personnalisez vos documents selon vos pratiques et contexte
Étape 6 : Simplifiez votre préparation avec un kit Qualiopi
Nos kits Qualiopi VAE MLESW incluent :
- Modèles Word/PDF personnalisables spécifiques VAE
- Checklist indicateur par indicateur
- Guides pour chaque phase VAE (positionnement, synthèse, suivi…)
- Gain de temps estimé : 50 à 70 heures
- Support client inclus, mises à jour réglementaires
- -20 % avec le code promo
mlesw2025 - 70 % remboursés en cas d’échec à l’audit
Kits recommandés pour la VAE
| Kit | Lien produit | Profil concerné |
|---|---|---|
| Kit VAE | Voir | Spécifiquement conçu pour l’accompagnement VAE |
| Kit Ultime 4‑en‑1 | Voir | Si vous proposez aussi AF, CFA, bilan… |
| Kit Formateur Indépendant | Voir | Freelance ou formateur autonome |
| Kit Bilan | Voir | Pour les centres bilan de compétences |
| Kit OF/CFA | Voir | Organismes multi-site ou CFA |
La certification Qualiopi VAE exige une préparation structurée, des preuves solides et une compréhension claire des exigences du RNQ.
Avec une approche méthodique, un dossier bien préparé et un audit blanc, vous maximisez vos chances d’obtenir la certification dès la première tentative.
Les kits MLESW vous offrent une solution efficace, économique et conforme pour réussir votre audit sans stress.
