Le bilan de compétences est une prestation réglementée (article L6323‑3 du Code du Travail) permettant d’analyser les compétences personnelles et professionnelles d’un bénéficiaire. Pour y avoir accès via des financements publics (CPF, OPCO…), la certification Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022.
Lors de l’audit initial, certains documents spécifiques à cette catégorie doivent être présentés pour démontrer la conformité au Référentiel National Qualité (RNQ) .
1. Documents administratifs obligatoires
Préparez avant l’audit :
- Le NDA (numéro de déclaration d’activité)
- Extrait K-bis (moins de 6 mois)
- Statuts, coordonnées, SIRET
- Attestation d’assurance responsabilité civile
- Dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF) ou ses chiffres équivalents si absent
2. Documents contractuels et d’information
- Convention de bilan de compétences (obligatoire, indic. 10) précisant durée, planning, coût, modalités des trois phases (analyse, investigation, conclusion)
- Conventions ou contrats types
- Conditions générales de vente (CGV)
- Supports d’information : fiches de prestation, plaquettes, site web, obligations déontologiques (ind. 9)
3. Documents méthodologiques spécifiques
- Grille d’Analyse Partagée de la Situation (APS) pour la phase préliminaire, co-construite avec le bénéficiaire (ind. 4)
- Documents de synthèse avec objectifs définis (ind. 5)
- Outils méthodologiques couvrant les 3 phases obligatoires du bilan
4. Preuves d’amélioration et satisfaction
- Enquêtes de satisfaction des bénéficiaires, synthèses et actions correctives en place (ind. 30)
- Procès-verbaux de réunions qualité ou plans d’action issus des retours (critère amélioration continue) Certification QSE
5. Documents sur les compétences des intervenants
- CV actualisés des intervenants
- Diplômes ou attestations de formation continue
- Plan de formation interne ou de développement des compétences des équipes (ind. 21‑22) Certification QSE
6. Suivi et confidentialité (spécifique bilans)
- Charte déontologique et procédure de confidentialité selon l’indicateur 9
- Démonstration de la discrétion respectée pendant les échanges (ind. 17)
7. Autres documents de traçabilité qualité
- Manuel ou système qualité complet (procédures, plan qualité, maîtrise documentaire)
- Politique réclamation, registre des non-conformités, amélioration continue
Tableau synthétique : documents à fournir
| Catégorie | Documents à présenter |
|---|---|
| Administratif | NDA, K-bis, BPF, assurance, statuts |
| Contractuel | Convention, CGV, supports info |
| Méthodologique | APS, synthèse, outils étapes bilan |
| Amélioration continue | Satisfaction, procès-verbaux, plan |
| Compétences | CV, diplômes, plan formation |
| Confidentialité & éthique | Charte déontologie, procédure consentement |
| Système qualité | Manuel qualité, procédures, réclamations |
Conseils pratiques
- Structurez vos pièces par indicateur (tableau Excel ou dossier numérique)
- Personnalisez vos documents (nom, contexte, activité)
- Assurez-vous que chaque document est daté, signé, à jour
- Anticipez l’organisation le jour de l’audit (accès rapide)
- Pensez à un audit blanc ou à un kit structuré pour être totalement prêt
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- Gain de temps estimé : 50 à 70 h
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| Kit | Lien produit | Pour qui ? |
|---|---|---|
| Kit Bilan de Compétences | Voir | Spécifique aux bilans |
| Kit Ultime 4‑en‑1 | Voir | Multi-actions (VAE, AF…) |
| Kit Formateur Indépendant | Voir | Freelances/formateurs solos |
| Kit VAE | Voir | Validation des acquis |
| Kit OF/CFA | Voir | CFA ou multi-site |
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