Formateur indépendant (auto-entrepreneur, micro-entreprise, SASU…) ? Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour proposer des formations financées (CPF, OPCO, Pôle emploi…).
Voici ce que vous devez absolument préparer pour réussir votre audit Qualiopi en 2025, étape par étape.
1. Obtenir un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité)
- Déclarez votre activité via la DREETS / Dreets pour obtenir un NDA valide.
- Il doit figurer sur tous les documents officiels (contrat, programme, factures…).
- Sans NDA, vous ne pouvez pas prétendre à la certification.
2. Connaître les indicateurs applicables
- Les formateurs indépendants proposant des actions de formation continue ont à valider 23 indicateurs :
• 22 indicateurs communs
• L’indicateur 8 : positionnement initial et évaluation à l’entrée - Le RNQ compte au total 32 indicateurs, mais seuls ceux pertinents à votre activité doivent être pris en compte .
3. Préparer vos preuves
- Constituez un dossier clair par indicateur :
• Contrats / conventions
• Feuilles d’émargement, bilans pédagogiques
• Programmes complets, évaluations, questionnaires de satisfaction
• Processus de positionnement initial (indicateur n° 8) - Vérifiez que chaque preuve est à jour, personnalisée et accessible.
4. Choisir un organisme certificateur accrédité
- Sélectionnez un organisme COFRAC ou reconnu par France Compétences.
- Vérifiez qu’il couvre bien les actions de formation continue dans votre profil .
5. Planifier et réussir l’audit initial
- L’audit dure généralement 1 jour pour un formateur indépendant mono-site (CA < 150 k €).
- Coût moyen constaté : 1 470 à 1 750 € HT pour l’ensemble (audit initial + surveillance) selon le certificateur .
- Préparez les documents à transmettre à l’auditeur et anticipez les échanges pour éviter les non‑conformités.
6. Audit de surveillance et renouvellement
- Certificat valable 3 ans. Audit de surveillance entre 14 et 22 mois après l’audit initial, puis renouvellement à la fin du cycle de 3 ans .
- Préparez une mise à jour de votre dossier initial (BPF, programmes, indicateurs, retours apprenants etc.).
7. Avantages concrets de Qualiopi pour un indépendant
- ✅ Accès aux financements CPF, OPCO, Pôle emploi
- ✅ Crédibilité renforcée auprès des clients et financeurs
- ✅ Différenciation concurrentielle sur le marché de la formation professionnelle
- ✅ Structuration rigoureuse de votre activité pédagogique et administrative
8. Conseils pour vous organiser efficacement
- Planifiez la démarche plusieurs semaines à l’avance
- Implantez une logique par indicateur pour structurer votre dossier
- Adaptez vos supports (programme, process, CGV) à votre propre structure
- Constituez des preuves concrètes : évaluations, bilans, retours
- Faites un audit blanc (ou utilisez un kit structuré) pour anticiper les écarts
9. Simplifiez-vous la vie avec un Kit Qualiopi
Utiliser un kit déjà structuré vous fait gagner du temps, vous rassure et réduit les erreurs.
✅ Avantages des kits Qualiopi MLESW :
- Modèles adaptés, personnalisables (Word/PDF)
- Checklist indicateur par indicateur
- Gains de temps estimés : 50 à 70 heures de préparation
- Support client par courriel inclus
- -20 % avec le code promo
mlesw2025 - Garantie 70 % remboursés en cas d’échec à l’audit (soumis à conditions)
Nos 5 kits adaptés aux formateurs indépendants
| Kit | Lien produit | Profil concerné |
|---|---|---|
| Kit Formateur Indépendant | Voir le kit | Spécifique formateurs autonomes |
| Kit Ultime 4-en-1 | Voir | Multi-actions (formation + VAE + bilan…) |
| Kit Bilan de Compétences | Voir | Si vous proposez des BC |
| Kit VAE | Voir | Si vous accompagnez en VAE |
| Kit OF/CFA | Voir | Si vous évoluez vers un CFA ou multi-site |
En tant que formateur indépendant, la certification Qualiopi est incontournable pour accéder aux financements, renforcer votre crédibilité et structurer votre activité.
La préparation rigoureuse du NDA, des indicateurs, des preuves et de l’audit est essentielle. Utiliser un kit structuré comme ceux de MLESW vous permet de vous concentrer sur votre coeur de métier : former, avec sérénité.
